Sicherlich haben auch Sie schon Erfahrungen in Projekten sammeln können, die nicht den gewünschten Erfolg gebracht haben. Häufig führen eigentlich im Vorlauf schon vermeidbare Risiken im Verlauf von (Vertriebs-)Projekten zu Abweichungen vom angestrebten Ergebnis. Deshalb empfehlen wir Ihnen – schon in der frühen Phase der Projekt- und Prozessplanung/-entwicklung – möglicherweise auftretende potentielle Probleme systematisch zu analysieren und zu verhindern. Das kostet natürlich Zeit, sollte aber bei (besonders) wichtigen Projekten obligatorisch sein. Viele der Berliner Wahlpannen hätte man auf diese Weise vermeiden können !!
Vermeiden Sie Überraschungen im Projektverlauf
Die „Analyse Potentieller Probleme' (APP) soll Sie vor Überraschungen schützen. Zu solchen kommt es häufig, wenn das Ergebnis möglichst schnell erzielt werden soll. Immer mal wieder wird dann die Ansicht vertreten: 'Jetzt fangen wir erst einmal an. Wenn etwas nicht klappt, werden wir schon damit fertig'. Damit nimmt man aber das Eintreten eines Schadens bzw. eines schlechten Projektergebnisses in Kauf.
Stellt man sich aber die Auswirkungen genauer vor und fragt dann, ob man den „Brunnen nicht lieber zuerst abdecken sollte' oder warten bis das 'Kind in den Brunnen gefallen ist und geborgen werden muss', wird die Antwort bestimmt eindeutig sein. Wenn Risiken angesprochen und damit bewusst gemacht werden, steigt auch die Bereitschaft etwas dagegen präventiv zu unternehmen.
Bei komplexen Projekten sollten Sie die Analyse nicht allein durchführen, sondern ein bereichsübergreifendes Team mit Experten aller am Projekt beteiligten Abteilungen bilden.
Die gemeinsame Zielsetzung, potentielle Probleme bereits im Vorfeld zu erkennen, die dafür verantwortlichen Ursachen zu benennen und diese mit Hilfe vorbeugender Massnahmen wirkungsvoll zu verhindern, dient der Prävention (Brunnen abdecken).
Trotz aller Bemühungen Abweichungen so weit wie möglich im Vorlauf zu verhindern müssen trotzdem zusätzlich Überlegungen angestellt werden, welche denkbaren Auswirkungen beim Eintritt eines potentiellen Problems eintreten und wie diese Auswirkungen dann bestmöglich mit Hilfe von Eventualmassnahmen minimiert werden können (Kind aus dem Brunnen bergen).
Je früher potentielle Probleme erkannt und vermieden werden, desto stärker steigt die Wahrscheinlichkeit des Projekterfolgs. Als Nebeneffekt findet dabei ein bereichsübergreifender Austausch von Fachwissen statt, wodurch sich alle Beteiligten weiterentwickeln können.
Die umfassende Analyse hat zudem den Vorteil, dass dadurch eine lückenlose Dokumentation der Schwachstellen sowie der entsprechenden Präventiv- und Eventualmassnahmen erfolgt.
Die aus der Dokumentation resultierende Checkliste kann darüberhinaus eine wertvolle Hilfestellung für zukünftige Projekte bieten.
Planungsschritte der APP
Plan aufstellen: Was, Wo, Wann, mit Wieviel soll geschehen?
Potentielle Probleme: Was könnte schiefgehen? Was darf nicht passieren?
Denkbare Ursachen: Warum könnte es schiefgehen?
Vorbeugende Massnahmen: Wie können wir das potentielle Problem verhindern?
Denkbare Auswirkungen: Welche Folgen könnte das haben?
Eventualmassnahmen: Wie können wir den Schaden im Eventualfall verhindern/vermindern?
Warn- und Meldesystem: Wer meldet wem, wann, was ? (um Eventualmaßnahmen auszulösen)?
Systematische Entscheidungsfindung und Problemlösung
Die APP ist letztlich nur eins von 5 Modulen im bewährten Konzept der „Systematischen Entscheidungsfindung und Problemlösung“ (SEP)
- Situationsanalyse (SA)
- Problemanalyse (PA)
- Entscheidungsanalyse (EA)
- Analyse Potentieller Probleme (APP)
- Analyse Potentieller Verbesserungen (APV)
Um den heutigen Beitrag nicht überzustrapazieren, gehen wir im folgenden zunächst nur auf die APP ein. Nähere Infos zu den anderen vier Modulen schicken wir gern auf Anfrage.
Einen Überblick zu allen 5 Modulen können Sie hier downloaden.