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Richtig kalkulieren: Best Practices für die Erstellung von Kalkulationsschemata

Kalkulation

Wer als Unternehmer langfristig erfolgreich sein möchte, sollte auch etwas von Kalkulation verstehen. Denn sie ist die Basis dafür, um Preise für Waren und Dienstleistungen richtig zu kalkulieren und spielt auch bei der Optimierung von Geschäftsprozessen eine wichtige Rolle. Doch was genau ist ein Kalkulationsschema, welche Arten von Kalkulationsschemata gibt es und welches davon kommt wann zum Einsatz? Die Antworten darauf gibt es in diesem Beitrag.

Was ist ein Kalkulationsschema?

Bei einem Kalkulationsschema handelt es sich um eine strukturierte Darstellung, die verwendet wird, um die Berechnung von Kosten oder Preise für Produkte oder Dienstleistungen zu ermöglichen.

Es kann unterschiedliche Elemente umfassen. In den Kostenarten werden beispielsweise die verschiedenen Arten von Kosten dargestellt, die für die Herstellung eines Produkts oder die Durchführung einer Dienstleistung anfallen können. Innerhalb der Kostenarten gibt es auch noch die Kostenelemente, bei denen einzelne Kostenpositionen wie beispielsweise Materialkosten aufgelistet werden.

Mit Hilfe  von Schätzungen oder der Verwendung von historischen Daten werden Kostensätze festgelegt, damit die Kosten für jedes einzelne Kostenelement bestimmt werden können.

Auf der Grundlage von Mengen, Zeit oder anderen Faktoren wird darüber hinaus ein Verrechnungsschlüssel verwendet, um die Verteilung der Kosten auf verschiedene Produkte oder Dienstleistungen zu bestimmen. Um den Anteil der Gemeinkosten zu bestimmen, können auch noch Gemeinkostenzuschlagssätze auf die einzelnen Produkte und Dienstleistungen verteilt werden.

Das Kalkulationsschema ist entscheidend für die Optimierung von Geschäftsprozessen

Ein Kalkulationsschema wird oftmals für die Bestimmung der Preise für Produkte und Dienstleistungen verwendet.

Ein ebenso wertvolles Werkzeug ist es jedoch auch bei der Optimierung von Prozessen, weil es Unternehmen ermöglicht, die Kostenstruktur genau zu analysieren und dadurch entsprechende Effizienzverbesserungen zu identifizieren und in weiterer Folge fundierte Entscheidungen zur Prozessoptimierung treffen zu können.

Deshalb ist das Kalkulationsschema auch die Basis bei der Bewertung von innovativen Ideen im Unternehmen. Ein Kalkulationsschema schafft Transparenz über die Kostenstruktur und ermöglicht auf dieser Basis eine bessere Nachverfolgung und Zuordnung von Kosten zu bestimmten Produkten, Projekten oder Aktivitäten. Das ist die Voraussetzung dafür, um die Rentabilität einzelner Prozesse bewerten (externer Link) zu können.

Welche Arten von Kalkulationsschemata gibt es?

Je nach Anwendungszweck kommen verschiedene Kalkulationsverfahren zum Einsatz. Grundsätzlich werden in der Praxis in den meisten Fällen drei unterschiedliche Arten von Kalkulationsschemata (externer Link)  angewendet.

Bei der sogenannten Vorwärtskalkulation werden die Kosten ausgehend von den geplanten Mengen oder Stückzahlen und den zugehörigen Kostenfaktoren berechnet. Auf den Einkaufspreis werden in diesem Fall Kosten für Transport sowie Lager und Verkauf aufgeschlagen, um den Selbstkostenpreis zu berechnen. In weiterer Folge wird dazu noch der entsprechende Gewinnzuschlag hinzugerechnet, um den Verkaufspreis zu erhalten.

Bei der Rückwärtskalkulation wird der Verkaufspreis einer Dienstleistung oder eines Produkts als Ausgangspunkt verwendet und daraus der Mindesteinkaufslistenpreis ermittelt, mit dem alle Kosten abgedeckt und zusätzlich ein Gewinn erzielt werden kann. Dies ermöglicht es einem Unternehmen, zu analysieren, ob die geplanten Kosten für ein Produkt oder eine Dienstleistung mit dem angestrebten Verkaufspreis vereinbar sind.

Bei der Differenzkalkulation (externer Link) handelt es sich um eine Mischung der beiden Kalkulationsschemata. In diesem Fall sind sowohl die Einkaufs- als auch die Verkaufspreise bereits vorgegeben. Durch diese Kalkulation wird die Frage beantwortet, ob die Differenz zwischen Einkaufs- und Verkaufspreisen zur Deckung der Kosten und Gewinnansprüche ausreicht.

Wann kommt welches Kalkulationsschema zum Einsatz?

Die Vorwärtskalkulation ist immer dann empfehlenswert, wenn ein Unternehmen nur wenige Mitbewerber am Markt hat, da mit dieser Methode der angestrebte Gewinn unabhängig von den Einkaufspreisen und der Marktsituation berechnet werden kann.

Wer beispielsweise als Online-Shop mit starker Konkurrenz zu kämpfen hat, sollte hingegen eine Rückwärtskalkulation durchführen. Denn dadurch kann der höchstmögliche Einkaufspreis bestimmt werden, mit dem es machbar ist, die gewünschten Verkaufspreise aufrechtzuerhalten.

Die Differenzkalkulation kann beispielsweise immer bei der Einführung eines neuen Produkts am Markt, bei erforderlichen Preisanpassungen, einer Angebotserstellung oder für die detaillierte Rentabilitätsanalyse durchgeführt werden.

Fragen an die Autorin stellen Sie bitte im Kommentar ein.


Als erfahrene Autorin ist Nicole Pfeiffer eine Inspiration in der Branche der Buchhaltung. Sie zeichnete sich schon in der Schule durch ihr hohes Mathematikverständnis aus.  Nachdem sie als staatliche Buchhalterin in verschiedenen Unternehmen Erfahrungen sammelte, ist sie nun seit fünf Jahren fest in einem Technologie-Betrieb angestellt. Sie erstellt immer wieder neue Denkansätze, Ratgeber und Schriften, die von ihren Kollegen sehr geschätzt werden.

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