Treffen an der Kaffeemaschine, ein kurzer Plausch im Türrahmen mit der Kaffeetasse in der Hand – informelle Gespräche unter Kollegen sind aus dem Unternehmens-Alltag kaum wegzudenken. Doch seit viele Betriebe ihre Beschäftigten wegen der Corona-Krise ins Home-Office geschickt haben, gibt es diese Kaffeegespräche nicht mehr. Weil dadurch der Informationsfluss beeinträchtigt wird, hat die auf IT Service Management (ITSM) spezialisierte Scholderer GmbH eine virtuelle Kaffee-Ecke (Virtual Coffeecorner = ViCo) entwickelt.
Informellen Austausch der Mitarbeiter auch im Home Office ermöglichen
„Bisher hat der informelle Austausch von Mitarbeiterin an der Kaffeemaschine stattgefunden, das ist mit dem Home-Office ausgeschlossen“, erläutert Geschäftsführer Dr. Robert Scholderer. „Der Gang vom Computer zur Kaffeemaschine und die Begegnung mit Kollegen fällt weg, der Austausch ist auf die heimische Umgebung beschränkt.“ Das führe nach ersten Erkenntnissen bei einigen Betrieben zu ernsthaften Kommunikationsproblemen insbesondere zwischen Kolleginnen und Kollegen.
„Wir nahmen zunächst an, dass die erhöhte Nachfrage zur Erstellung IT-Servicekatalogen durch einen erhöhten Personaleinsatz leicht zu decken sei“, so Scholderer. Man habe jedoch die Bedeutung des Informellen unterschätzt. „Alles muss nun gesteuert werden. Jede kleinste Prozesslücke kann im ausschließlichen Homeoffice-Modus zu Missverständnissen führen.“ Diese Probleme könnten sich summieren und die Qualität der zu erstellenden Servicekataloge beeinträchtigen.
Wie funktioniert die Virtual Coffeecorner?
Daher hat Scholderer ein System entwickelt, mit dem Beschäftigte im Home-Office alle Aktivitäten im Blick behalten und sich einbringen können. „Parallel dazu wurden in dem Teamkalendern virtuelle Kaffeegespräche als Virtual Coffeecorner eingestellt, an denen jeder teilnehmen kann, wie er oder sie es für sich selbst als erforderlich empfindet“, erklärt Robert Scholderer.
Diese Virtual Coffeecorner (ViCo) bildet die natürliche Begegnung in der Kaffeeküche ab. „Sie soll offen sein für Ideen, Humor und Team-Erleben sowie für den fachlichen Gedankenaustausch, wenn ein Mitarbeiter einmal nicht weiterkommt und Inspiration braucht“, so Scholderer. Die Teilnahme ist jedem freigestellt. Die Termine verstehen sich als ein unverbindlicher Treffpunkt und müssen nicht vorbereitet werden. Man kann auch daran teilnehmen, wenn man selbst nichts beitragen möchte, sondern nur dem Gespräch der Kollegen folgt. „Ganz so wie im realen Büroalltag.“
Damit die Treffen an der virtuellen Kaffeemaschine nicht ausufern, werden pro Tage drei fixe Termine von je 15 Minuten Dauer in den Teamkalendern eingestellt. „Wir kennen Unternehmen, die haben versucht das flexibler zu handhaben, aber das hat nicht funktioniert“, weiß Robert Scholderer. Die klare Struktur des digitalen Treffens verbessere die Abstimmung zwischen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und erhöhe damit die Effektivität der Home-Office-Arbeit.
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