Es ist richtig, dass der wertschöpfende Beitrag eines Meetings in starkem Maß von der Vorbereitung abhängt. Ist das „Warum“ klar? Haben wir das Ziel klar definiert? Steht die Agenda? Ist klar, wer dabei sein muss? Haben wir den benötigten Zeitrahmen realistisch und zugleich ambitioniert festgelegt? Sind diese Fragen vorab beantwortet und wird die Besprechung vielleicht auch noch effektiv und zielführend moderiert, ist das Meeting effektiv.
Ist es damit aber auch „magnetisch“? Es kann magnetisch sein (also ein Meeting, zu dem die Teilnehmenden gerne gehen und das sie positiv gestimmt wieder verlassen). Muss es aber nicht. Wenn beispielsweise Teilnehmer sich nicht einbezogen fühlen, nicht das Gefühl haben, Entscheidungen mitgetroffen zu haben, oder den Raum bekommen zu haben, ihre Position zu vertreten.
Die letzten 5 Minuten sind entscheidend
Wenn ich daher sage „ob ein Meeting magnetisch ist, entscheiden die letzten fünf Minuten“, dann meine ich zwei Dinge:
- In den letzten fünf (oder zehn) Minuten werden die Verabredungen getroffen, was als Ergebnis des Meetings passiert. Die „nächsten Schritte“. Idealerweise wird festgelegt, was bis wann geschehen soll und wer jeweils verantwortlich ist. Die „Was/Wer/Wann“ Tabelle ist dann das wichtigste Element des Meeting-Protokolls.
- Was weniger häufig passiert, ist, dass nochmals Feedback zum Meeting eingeholt wird und zwar von allen Beteiligten. Bevor Sie jetzt sagen „dafür haben wir keine Zeit“, ein kleiner Erfahrungsbericht und ein Vorschlag:
Die Methode „Benefits & Concerns“
Ich lernte die Methode „Benefits & Concerns“ (Nutzen & Bedenken) oder „B&C“ vor einigen Jahren von Gerhard, einem Kollegen in einem großen Beratungsprojekt meiner damaligen Unternehmensberatung kennen. Der Kollege war erfahrener Unternehmensberater und hatte das Vorgehen in einer der großen Beratungen kennen und schätzen gelernt. In unserem Projektteam half uns das, Schritt für Schritt unsere Zusammenarbeit und damit unsere Effektivität zu erhöhen.
Wie geht „B&C“? Am Ende jeder Arbeitsbesprechung, die in der Regel eine bis maximal anderthalb Stunden dauerte, stellte sich Gerhard ans Flipchart oder ans Whiteboard (was gerade vorhanden war) und malte ein simples T-Diagramm auf. Links schrieb er ein „B“, das für „Benefits“ steht, rechts ein „C“ für „Concerns“. Und dann fragte er reih um nach den „Benefits“, nach den positiven Aspekten des Meetings. Wichtig dabei: keine Diskussion, sondern jeder nannte den einen oder die zwei Punkte, die für ihn positiv waren, und Gerhard schrieb sie auf. Wurde ein Aspekt mehrfach genannt, bekam er einfach für jede weitere Nennung einen senkrechten Strich.
War die Runde durch, kamen wir zu den „Concerns“. Das waren die Dinge, die wir besser machen könnten, die nicht so gut gelaufen waren oder die uns sogar störten. Auch wieder ganz sequentiell – jeder nannte seine ein bis zwei Punkte (wenn er welche hatte), und Gerhard schrieb sie ans Flipchart. Keine Diskussion. Manchmal fragte er dann abschließend zu einem oder zwei der „Concerns“, ob es Vorschläge gäbe, wie wir mit diesem Punkt konstruktiv umgehen könnten. Aber auch hier ließ er keine Diskussion zu, sondern notierte die Vorschläge. Damit war das Meeting dann beendet.
Ein Beispiel für einen „Concern“ aus der Zeit war das Thema Sarkasmus. Eben jener Gerhard hatte eine sarkastische Ader und mehrere Teammitglieder empfanden das als störend und nannten dies. Gerhard fragte nach Vorschlägen, wie wir damit umgehen könnten, und wir entwickelten die Idee einer „Sarkasmus“-Karte. Diese Karte, auf der einfach nur das Wort „Sarkasmus“ stand, lag bei den kommenden Teambesprechungen immer auf dem Tisch. Störte sich jemand am Sarkasmus, konnte er als Signal einfach die Karte heben. Effekt: die Sensibilität für die richtige „Tonlage“ wurde erhöht, die Zusammenarbeit verbesserte sich.
„Benefits & Concerns“ dauert in der Regel nicht länger als fünf Minuten (die letzten fünf Minuten), auch bei einer Gruppe von 10 Personen, wenn dieser Abschluss des Meetings gut moderiert wird. Der Effekt: Störungen werden eher genannt, niemand muss sich rechtfertigen. Weniger wird unter den Teppich gekehrt oder staut sich auf. Auf der anderen Seite wird auch die Wahrnehmung für die Dinge, die gut laufen, gestärkt, was vielleicht der noch wichtigere Aspekt ist. Das führt zu einer erhöhten Zufriedenheit mit solchen Meetings und macht sie attraktiver. Ein ganz einfaches Werkzeug, das Ihre Meetings unter Garantie effektiver und vor allem magnetischer macht.
Probieren Sie es einfach mal aus und schreiben Sie mir Ihre Erfahrungen!
Herzlichen Gruß
Christian Conrad ist Redner, Autor, Executive Coach und ein führender Experte für Unternehmenskultur im deutschsprachigen Raum. Er verbindet über 25 Jahre Praxiserfahrung als Führungskraft und Unternehmer mit innovativen Ideen zur Gestaltung von, wie er es nennt, „Magnetischer Unternehmenskultur“. Mit einer „Magnetischen Unternehmenskultur“ ziehen Unternehmen die passenden Mitarbeiter und perfekten Kunden so an, dass eine emotionale Verbundenheit entsteht und sie bleiben wollen. Seine Vision: Eine Million mehr lächelnde Menschen in Deutschland. Seine Leidenschaft: gemeinsam mit Unternehmern und Entscheidern und ihren Teams einen Beitrag dazu leisten, dass immer mehr Menschen in Organisationen arbeiten, in denen sie sich sicher fühlen, gerne zur Arbeit gehen und ihr Potenzial leben können. Er ist Autor des Praxisbuchs „Magnetische Unternehmenskultur“.
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