Ein ehemaliger Chef von mir, ein ruhiger, besonnener Amerikaner, sagte immer wieder: „Es gibt nie genug Zeit, die Dinge richtig zu machen. Es gibt immer genug Zeit, sie nochmal zu machen.“ Manchmal ergänzte er die Handwerkerregel „Measure twice, cut once“. Damit kritisierte er unsere Hektik in der Marketingabteilung, die dazu führte, dass wir Dinge häufig zweimal angehen mussten, anstatt einmal gründlich. Unsere „Schnelligkeit“ verdeckte, dass wir dadurch oft länger brauchten und höhere Kosten verursachten.
Unsere Hektik führte häufig zu Missverständnissen. Deshalb führten wir die Regel ein, dass Dienstleister nur nach einem schriftlichen Briefing starten durften und wir ein schriftliches Re-Briefing erhielten. So stellten wir sicher, dass wir uns verstanden hatten. Wenn wir diesen Prozess aus Zeitgründen verletzten, bekamen wir oft unerwünschte Ergebnisse.
Ähnliche Probleme traten intern auf. Ohne gegenseitiges Verständnis mussten wir oft eine zweite Runde drehen, was Zeit und Kosten verursachte. Die Kosten von Missverständnissen innerhalb von Teams und Organisationen sind enorm und werden oft unterschätzt. Ich unterscheide drei Arten von Kosten:
1. Zeitverlust: Missverständnisse führen zu Verzögerungen von Tagen, Wochen oder Monaten, was Opportunitätskosten verursacht.
2. Wirtschaftlicher Schaden: Verzögerungen verursachen direkte finanzielle Verluste, z.B. durch verspätete Projektstarts.
3. Vertrauensverlust: Missverständnisse können das Vertrauen zwischen den Beteiligten schädigen und die Zusammenarbeit erschweren.
Um diese Kosten zu vermeiden, empfehle ich drei Schritte:
1. Akzeptieren Sie, dass Missverständnisse die Ausgangsbasis sind und hören Sie aktiv zu, bevor Sie Zustimmung signalisieren.
2. Arbeiten Sie nach dem Briefing/Debriefing-Modell und reflektieren Sie das Verstandene in eigenen Worten.
3. Fordern Sie von Ihrem Gesprächspartner ein Debriefing ein, insbesondere bei virtueller oder schriftlicher Kommunikation.
Diese Prinzipien gelten für Gespräche mit Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten und Kollegen sowie für die persönliche und berufliche Kommunikation. Wie planen Sie, Missverständnisse in Ihrer Arbeit zu reduzieren?
Christian Conrad ist Redner, Autor, Executive Coach und ein führender Experte für Unternehmenskultur im deutschsprachigen Raum. Er verbindet über 25 Jahre Praxiserfahrung als Führungskraft und Unternehmer mit innovativen Ideen zur Gestaltung von, wie er es nennt, „Magnetischer Unternehmenskultur“. Mit einer „Magnetischen Unternehmenskultur“ ziehen Unternehmen die passenden Mitarbeiter und perfekten Kunden so an, dass eine emotionale Verbundenheit entsteht und sie bleiben wollen. Seine Vision: Eine Million mehr lächelnde Menschen in Deutschland. Seine Leidenschaft: gemeinsam mit Unternehmern und Entscheidern und ihren Teams einen Beitrag dazu leisten, dass immer mehr Menschen in Organisationen arbeiten, in denen sie sich sicher fühlen, gerne zur Arbeit gehen und ihr Potenzial leben können. Er ist Autor des Praxisbuchs „Magnetische Unternehmenskultur“.
Christian Conrad, Culture Development, Kohlhökerstrasse 6, 282o3 Bremen, Mobil: 0171-4681414
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