Die Jahresplanung eines Unternehmens läuft in der Theorie Top-down oder Bottom-up. In der Praxis sind Schleifen zur Abstimmung oder Plausibilisierung erforderlich, also Top-down, Bottom-up und zurück und dann …
… sind die Zahlen noch vor Absegnung durch die Geschäftsführung in den Augen der Budgetverantwortlichen überholt, veraltet.
Die Verbindung von Top-Down und Bottom-Up-Ansatz macht Planungen realitätsnäher. Aber nicht umsonst wird dieser Ansatz als Gegenstromverfahren bezeichnet. Im übertragenen Sinne schwimmt der Controller mit seinem Terminplan gegen den Strom!
Die Erstellung detaillierter Pläne erfordert Zeit. BARC und Internationaler Controller Verein (ICV) haben in einer Ende 2015 veröffentlichen Umfrage einen Bedarf von 3 Monaten identifiziert. Vorher müssen noch Basis-Daten erhoben, gefiltert und bereitgestellt werden. Dies mit berücksichtigt, müssen wir wohl eher mit einem Vorlauf von bis zu einem halben Jahr bis zur Vorlage der fertigen Planung rechnen. Sie basiert dann auf Ist-Zahlen des laufenden Geschäftes vor sechs Monaten, das mittlerweile längst die „Richtung gewechselt“ hat: Der positive Absatz-Trend bis Jahresmitte ist anschließend abgeflacht, es gibt Preis- und Sortimentsabweichungen, der Dollar hat gedreht oder der Ölpreis ist gefallen: Viele, vielleicht sogar gute Gründe, die geplanten Zahlen nicht mehr für realistisch zu halten. Die Planungsbasis ist überholt, jenseits ihres Mindesthaltbarkeitsdatums. Die Budgetverantwortlichen fühlen sich den Planzahlen nicht mehr verpflichtet. Sie haben längst die nächste Planrevision im Kopf und nicht mehr die Realisierung der Planzahlen.
Insbesondere die Planung der Erlöse und Kundendeckungsbeiträge erweist sich wegen der komplexen Preis- und Konditionensysteme als große Herausforderung. In vielen Fällen fehlt die Integration von Planungs-Tool und Kundenstamm- und -bewegungsdaten. Zur Beschleunigung des Planungsprozesses wird dann auf aggregierte Größen oder Durchschnittswerte zurückgegriffen. Bei der Simulation unterschiedlicher Planszenarien führt das oft genug zu Fehleinschätzungen.
Ihr persönliches „Better Budgeting“
Und nun? Gar nicht planen? Nur über den dicken Daumen? Eher ein Konzept für Genies oder ein Rezept für wirtschaftlichen Suizid. Also: Besser Planen! Versuchen Sie Ihr persönliches „Better Budgeting“ und
- Definieren Sie einen klaren Terminplan, eindeutige Verantwortlichkeiten und stellen Sie 100 % Verfügbarkeit der Verantwortlichen in der Planungsphase sicher
- Nehmen Sie Basiszahlen aus dem laufenden Geschäft und integrieren Sie die Planungstools mit dem Datenpool (Integration I)
- Strukturieren Sie Ihren Datenpool überlegt und minimieren Sie den Vorlauf für die Datenaufbereitung
- Setzen Sie rechtzeitig vor Einstieg in die Planung Prämissen und kommunizieren Sie diese.
- Definieren Sie Kennzahlen, die Ihr Geschäft sinnvoll beschreiben, und benutzen Sie Kennzahlen als Hilfe bei der Plausibilisierung der Planung
- Vernetzen Sie GuV, Bilanz und Cash-Flow-Rechnung vollständig und erstellen so eine integrierte Unternehmensplanung (Integration II)
- Planen Sie, verabschieden Sie die Planung, brechen Sie die Planzahlen erst anschließend auf Einzelbudgets runter
It‘s all about IT?
Ist das alles nur eine Frage der zur Verfügung stehenden Systeme? Ihre IT-Systeme und Datenbanken sind wichtige Tools, aber ebenso wichtig ist die realitätsnahe Definition Ihres Anspruches an Ihre Planung. Sie müssen entscheiden, welcher Grad an Komplexität für Ihre Planung sinnvoll ist. Vereinfachen Sie ohne zu Verstümmeln.
Die Steuerung Ihres Unternehmens gelingt nur, wenn Ihre Führungskräfte die Planvorgaben ernst nehmen, wenn sie der Planung vertrauen. Dazu muss sie aktuell sein. Achten Sie auf das Mindesthaltbarkeitsdatum!
Bei der Definition Ihres Planungsprozesses, Ihrer Kennzahlensysteme, Ihres Planungskalenders, des sinnvollen Detaillierungsgrades und der Beantwortung vieler weiterer Fragen hilft Ihnen Braintrust-Group. Wir verbinden Know-How aus Controlling mit Sales, Sales Planning und CRM.
Wenn Sie diese Denkanstöße aufnehmen wollen, nutzen Sie unseren Erfahrungsschatz.
