Warum fällt es uns so schwer bestimmte Aufgaben konsequent zu starten? Wie können Sie das verändern? Soeben wollten Sie mit dem Businessreport für diesen Monat beginnen, der seit 3 Tagen überfällig ist. In diesem Moment bekommen Sie einen Anruf eines Mitarbeiters. Er braucht Ihren Rat – nach wenigen Minuten telefonieren Sie schon ausführlich mit mehreren Personen, um eine Lösung für die Probleme Ihres Mitarbeiters zu finden. Danach checken Sie noch alle aktuellen News auf Ihrem Mobiltelefon und plaudern anschließend mit der Kollegin ausführlich über die verregnete Urlaubswoche … Businessreport heute erledigen? Wieder einmal erfolgreich auf morgen aufgeschoben! Trotz ausreichender Zeit. Erleben Sie Situationen wie diese regelmäßig? Dann leiden Sie unter Aufschieberitis oder im Fachjargon Prokrastination genannt. Und Sie sind nicht alleine. Obwohl ich keine fundierten Daten über die Anzahl der Betroffenen finden konnte, ist die Zahl der Leidenden, selbst unter Führungskräften und Unternehmer, sehr hoch. Besonders herausfordernd ist die Tatsache, dass Menschen mit chronischer Aufschieberitis sehr darunter leiden und oft keinen Ausweg finden können.
Was ist Prokrastination?
Aufschieberitis oder Prokrastination sind ein Verhalten, bei dem Aufgaben trotz vorhandener Gelegenheiten und Fähigkeiten entweder nicht oder erst nach sehr langer Zeit erledigt werden. Die kurzfristigen Belohnungen aus bestimmten, meist einfachen und gewohnten Tätigkeiten sind einfach viel verlockender als Belohnungen in der Zukunft, die man sich erst „erarbeiten“muss.
Was ist ein „Erregungsaufschieber“?
Die Fachleute unterscheiden zwischen Vermeidungsaufschieber und Erregungsaufschieber. Beim ersteren vermeidet der Betroffene bewusst oder unbewusst aktiv zu werden, entweder beginnt man erst um letztmöglichen Zeitpunkt zu starten oder man kompensiert mit einer Ersatzhandlung (z. B. E-Mail Check) die Angst vor der Herausforderung. Beim letzteren kann nicht unterschieden werden zwischen dringend vs. wichtig. Damit werden immer die aktuelleren Dinge präferiert, oft auf Kosten der wirklich wichtigen Aufgaben. Der Begriff „Erregungsaufschieber“ klingt vielleicht sexy, ist es aber sicher nicht für die Betroffenen!
Die Ursachen für das Phänomen Prokrastination sind neben der Angst vor dem Scheitern die mangelnde Fähigkeit Prioritäten zu setzen, Fehlen des Sinns einer Tätigkeit, mangelnde Fähigkeiten oder das Gefühl „zu weit von der Lösung entfernt zu sein“. Permanente Gedanken über die nicht erledigten Aufgaben vergrößern die subjektive Wahrnehmung der Herausforderung. Die Folgen von chronischem Aufschieben betreffen nicht nur die Leidenden selbst, sondern vor allem auch die Menschen im Umfeld. Je nach Ausprägung und Menschentyp können die Symptome der Betroffenen Stress, Ängste, Stimmungsschwankungen und die Suche nach Ausreden sein.
Welche konkreten Maßnahmen ermöglichen nachhaltige Veränderungen?
Akzeptanz -> Aufgaben schriftlich festlegen -> Startzeitpunkt definieren und einhalten -> Störfaktoren eliminieren
Der wirksamste erste Schritt zu einer Verbesserung der Situation ist Akzeptanz. Das heißt, sich selbst einzugestehen, dass Sie hier eine persönliche Herausforderung haben. Damit ermöglichen Sie erst die Veränderung Ihres Verhaltens.
Als Nächstes halten Sie schriftlich fest, welche konkreten Tätigkeiten Sie zuerst erledigen wollen. Schriftlich festgelegte Aufgaben verankern sich viel leichter in unserem Gehirn, es hilft die Sache über mehrere Sinneskanäle in unserem Kopf zu „aktivieren“. Ganz entscheidend ist der Beginn der ungeliebten oder bisher aufgeschobenen Aufgabe. Nachdem festgelegt wird, was Sie erledigen wollen, müssen Sie die Startzeit fixieren und konsequent einhalten.
Eine Rakete braucht 50 % Ihrer gesamten Energie nur für den Start.
Eine Rakete braucht tatsächlich 50 % der Energie für den Start und weitere 40 % bis zum Verlassen der Erdstratosphäre. Vielleicht hilft diese Analogie aus der Physik zu verstehen, warum der Beginn einer Sache manchmal so anstrengend ist. Nicht nur für den Start gilt – geben Sie Ablenkungen keine Chance! Eliminieren oder vermeiden Sie Störfaktoren wie Mobiltelefon, Social Media oder extrem
mitteilungsbedürftige KollegInnen für die Zeit der Aufgabenerledigung. Wenn Sie eine bisher aufgeschobene Tätigkeit geschafft haben ohne Unterbrechung dann haben Sie sich eine kleine Belohnung verdient!
Wenn Sie noch mehr wissen wollen über dieses Thema und sich dabei köstlich unterhalten möchten, dann gehen Sie auf YouTube zum Klassiker „Tim Urban – inside the mind of a master procrastinator“ (14 Minuten, nur in Englisch verfügbar, 29 Mio Aufrufe).
Der Autor war mehr als zwei Jahrzehnte im Management eines führenden globalen Markenartikelkonzerns tätig. Er beschäftigt sich seit vielen Jahren mit dem Thema Persönliche Produktivität, ist start-up Unternehmer und Produktivitätsberater für Unternehmer und Teams.
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GOTTFRIED HÜNDLER
Produktivitätsberater
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