Engpässe in Arbeitsabläufen können sich negativ auf alles auswirken, von der Mitarbeiterzufriedenheit bis hin zum Endergebnis. Um den Schneeballeffekt zu vermeiden, der durch Staus entsteht, müssen effizientere Arbeitsabläufe geschaffen werden, die das Unternehmen in die richtige Richtung lenken. Diese drei Strategien können dazu beitragen, dass Ihre Abläufe im Zeit- und Kostenrahmen bleiben.
In jedem Unternehmen ist Effizienz der Schlüssel zur Aufrechterhaltung der Geschäftsgrundlage. Sie hält den Zeitplan ein, hilft Ihren Mitarbeitern, Überlastung zu vermeiden, und sorgt dafür, dass Sie den erwarteten und benötigten ROI erhalten.
Sie ist auch für die Kundenbeziehungen von entscheidender Bedeutung, da Staus in der Regel dazu führen, dass die Kunden von einem Mitarbeiter des Unternehmens zum nächsten weitergereicht werden. Engpässe sind geschäftsschädigend, und Lieferverzögerungen haben schwerwiegende Folgen, wenn sie nicht behoben werden. Je mehr Sie in Verzug geraten, desto mehr Aufträge verlieren Sie und desto mehr leidet Ihre Lieferkette. Das kann einen Schneeballeffekt auslösen, und ehe man sich versieht, steckt man im Schlamassel.
Doch mit der richtigen Vorbereitung und ein wenig Umsicht können Sie Ihre Abläufe pünktlich, im Rahmen des Budgets und auf einem guten Weg halten. Und so geht’s:
1. Erstellen Sie einen Plan für Ihre Geschäftsprozesse.
Sie kennen das Sprichwort: „Wer sich nicht vorbereitet, bereitet sich auf das Scheitern vor„. Um zu vermeiden, dass Sie dieser Binsenweisheit zum Opfer fallen, sollten Sie einen grundsoliden Plan für Ihre Geschäftsprozesse aufstellen. Sicher, Unternehmen entwickeln sich ständig weiter, aber die erfolgreichsten Unternehmen haben von dem Moment an, in dem sie ihre Türen öffnen, eine klare Vorstellung davon, was sie werden wollen.
Ihr Plan muss auch nicht übermäßig kompliziert sein. Es braucht nur die folgenden Elemente:
a) Fundament: Wie ein Haus braucht auch Ihr Unternehmen einen Boden, auf dem es gebaut ist. Es muss Regeln und Grenzen geben, an die sich die Mitarbeiter halten müssen, sowie ethische Grundsätze und Standards, deren Einhaltung die Kunden von Ihnen erwarten.
b) Überprüfung: Teilen Sie den Entwurf mit Ihren Kollegen und hören Sie sich ernsthaft ihr Feedback an. Eine Fülle von Ideen kann zu einer Fülle von Möglichkeiten führen.
C) Benchmarks: Wenn Sie sich Unternehmensziele gesetzt haben, sollten Sie auch Pläne erstellen, wie Sie diese Ziele erreichen wollen. Dies trägt wesentlich zur Mitarbeiterzufriedenheit und damit zum ROI bei.
d) Planen Sie für die Zukunft: Wenn Sie Ihre Benchmarks erreicht haben, was sind die nächsten, die Sie setzen wollen? Seien Sie in Ihren Überlegungen flexibel und hören Sie auf diejenigen, die einen Beitrag leisten. Sie haben das Team, das Sie haben, nicht ohne Grund zusammengestellt. Vertrauen Sie auf ihr Urteilsvermögen und nehmen Sie sich das, was sie zu sagen haben, zu Herzen.
Betrachten Sie Ihren Plan als einen Verantwortungspartner, der alle Schlüssel hat, die Ihr Unternehmen für sein Wachstum benötigt. Caroline Broms, Global Content Marketing Manager bei Mavim, ist der Meinung, dass Ihre Blaupause alles enthalten kann, was für das Wachstum entscheidend ist.
„Das Schöne an einem Business Process Blueprint ist, dass er Workflows, Terminologien und andere unternehmensspezifische Elemente enthalten kann“, schreibt Broms. „Es hilft bei der Entwicklung einer prozessorientierten Kultur, die es Ihrer Organisation ermöglicht, ihre Funktion zu verbessern.“
2. Führen Sie häufige Audits durch.
Oft liegt der Weg zur Wiederherstellung der Effizienz nicht in neuen Lösungen, sondern darin, sicherzustellen, dass die alten Lösungen noch richtig funktionieren. Durch Audits Ihrer Arbeitsabläufe können Sie Lücken finden, in denen Dinge ins Stocken geraten könnten.
Audits ermöglichen es Ihrem Unternehmen, Lösungen für bestehende Lücken in Echtzeit anzuwenden, um die Dinge voranzutreiben. Egal, ob es sich um alte oder neue, kreative Lösungen handelt, sie helfen Ihnen und Ihren Mitarbeitern, flexibel zu bleiben. Regelmäßige Audits werfen auch ein Licht auf Überschneidungen, die zu Engpässen führen und die Dynamik bremsen könnten.
Und schließlich können Sie mit Hilfe von Audits die Bandbreite überwachen und feststellen, ob Ihre Mitarbeiter überlastet sind. Manche Leute sind immer noch der Meinung, dass die Arbeit immer gleich erledigt werden sollte, aber das ist ein Mantra, das für die langfristige Lebensfähigkeit Ihres Teams nichts Gutes verheißt. Durch Audits können Sie feststellen, welche Aufgaben Sie vereinfachen können und wo Sie es sich leisten können, Ihren Mitarbeitern eine Pause zu gönnen. Sie werden es Ihnen danken, und Sie werden eine Verbesserung der Arbeitsabläufe feststellen.
3. Machen Sie sich die Automatisierung zu eigen.
Wenn Sie heute noch nicht auf dem neuesten Stand der Technik sind, wäre jetzt ein guter Zeitpunkt, dies zu tun. Wir leben in einer Zeit, in der Unternehmen mühsame oder überflüssige Aufgaben einfach automatisieren können, damit sie Zeit für wichtigere Dinge haben. Dies ist entscheidend für die Vermeidung von Staus, und immer mehr Unternehmen nutzen die Hilfe von Automatisierung und KI, um dies zu erreichen.
Denken Sie einmal darüber nach: Die Zeit, die für diese einfachen Aufgaben aufgewendet wird, kann mit Hilfe der Automatisierung auf nur wenige Sekunden reduziert werden. Das bedeutet auch, dass ein (oder mehrere) Mitarbeiter weniger von sonst wichtigen Aufgaben abgezogen werden müssen, um etwas Langweiliges zu tun.
Das ist gut für Sie und Ihr Team. Die Mitarbeiter fühlen sich engagierter, wenn sie nicht mit Dingen betraut werden, die sie nicht mögen, und Sie erhalten bessere Ergebnisse von ihnen.
Wenn die Arbeitsabläufe nachlassen, wird der Berg, den Ihr Unternehmen erklimmen muss, um seine Ziele zu erreichen, umso steiler. Aber mit gründlicher Planung, Prüfung und Automatisierung können Sie ein System einrichten, das mit Ihrem Unternehmen wächst.
Adaptiv übersetzter Artikel von Rhett Power, der am 21.8.22 im CEOWORLD Magazine erschienen ist https://ceoworld.biz/2022/08/21/how-to-create-more-efficient-workflows-within-your-organization/
