Als Führungskraft hat man oft das Gefühl, dass einem wertvolle Minuten entgleiten. Und wenn Sie aus der Ferne arbeiten? Dann müssen Sie Ihre Zeitmanagementfähigkeiten verdoppeln. Andernfalls könnte es Ihnen schwer fallen, sich über Wasser zu halten.
Was macht virtuelle Führung so anspruchsvoll? Vor allem verändert sich die Dynamik Ihres Teams. Sie können nicht einfach am Schreibtisch eines Mitarbeiters vorbeischauen, um sich kurz auszutauschen. Man muss sich bemühen, mit den Kollegen in Kontakt zu treten. Gleichzeitig müssen Sie aber auch Ihre Arbeit erledigen. Und die Leute verstehen vielleicht nicht, was Sie da tun. Im Büro sieht man, wie Sie mit Kunden interagieren, telefonieren und in Besprechungen hineingezogen werden. Wenn Sie jedoch nicht sichtbar sind, könnte man annehmen, dass Sie Ihre Freizeit genießen, während sie arbeiten.
Das setzt Ihre natürlichen Instinkte in Gang, um das zu kompensieren. Dementsprechend beantworten Sie Slack-Pings und E-Mails in Rekordzeit – selbst wenn sie um 23:30 Uhr eintreffen. Außerdem tun Sie Ihr Bestes, um Ihren Zeitplan zu überladen und zu zeigen, dass Sie auf Hochtouren arbeiten, obwohl Sie in einem umgebauten Gästezimmer arbeiten. Und Sie sind nicht allein. Fünfundfünfzig Prozent der Teilnehmer an der Studie „2021 State of Remote Work“ von Owl Labs gaben an, dass sie mehr Stunden von zu Hause aus arbeiten als im Büro.
Aber ist dieser ganze Trubel ein gutes Beispiel für Ihre Mitarbeiter oder tut er Ihrer geistigen Gesundheit einen Gefallen? Wahrscheinlich nicht. Was Sie brauchen, sind neue Möglichkeiten der Zeiteinteilung, die sich nahtlos in Ihr hybrides oder virtuelles Arbeitsmodell einfügen.
Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Versuchen Sie diese Strategien.
1. Setzen Sie Prioritäten und schränken Sie Ihre Zeit ein.
Der erste Schritt, um Ihre Zeit so sinnvoll wie möglich zu nutzen, ist die Entscheidung, wofür Sie Ihre Zeit am ehesten einsetzen wollen. Und wenn Sie in der Lage sind, Ihre Zeit mit dem zu verbringen, was Ihnen am wichtigsten ist, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass Sie in anderen Bereichen ausbrennen.
Barbie Adler, die Gründerin und Präsidentin des Luxusvermittlungsunternehmens Selective Search, organisiert ihre Zeit in zweiwöchigen Intervallen, wobei sie mit dem Wichtigsten beginnt und alles andere darum herum plant.
„Am Ende eines jeden Tages und im Laufe der Woche bewerte ich meine Fortschritte und Ziele und ändere meinen Zeitplan entsprechend“, so Adler. „Vorbereitet zu sein und einen Wenn-Dann-Plan zu haben, ist der beste Weg, die Zeit zu managen, sowohl kurzfristig als auch langfristig.
Mit dieser Strategie ist sie in der Lage, in ihrem Unternehmen hochproduktiv zu bleiben und gleichzeitig ihre Zeit für die persönliche und geschäftliche Planung am frühen Morgen sowie ihre Zeit mit der Familie am Abend zu schützen.
2. Nutzen Sie die verfügbaren Technologien.
Selbst wenn Sie ein eingefleischter Nutzer von physischen Planern sind, tun Sie sich selbst einen Gefallen und schauen Sie sich kostenlose oder kostengünstige Projektmanagement-Tools an. Bei der Fülle der verfügbaren Optionen gibt es sicher eine, die in Ihren Arbeitsablauf passt. Auf diese Weise können Sie sich von der Technologie nicht nur bei der Organisation Ihrer Woche helfen lassen,sondern auch zeigen, wie Sie ein besserer Zeitverwalter werden können. Anschließend können Sie das Gelernte mit Ihren Kollegen teilen.
Jeden Montag schreibt Ben Scully, der Präsident des Anbieters von Cloud Computing-IT-Plattformen Avatara, bis zu fünf Aufgaben auf, die er in dieser Woche erledigen muss. Diese Aufgaben vor Augen zu haben, hilft ihm, die restliche Zeit taktisch zu nutzen. Er misst jedoch auch, wie produktiv er und der Rest seines Teams sind, und zwar mit Hilfe eines cloudbasierten Tech-Stack-Tools.
„Wir nutzen die integrierten Produktivitätsberichte unserer Cloud-Plattform, um zu verstehen, wie die Mitarbeiter ihre Arbeit verrichten, unabhängig davon, ob sie im Büro oder zu Hause arbeiten“, so Scully. „Dies führt letztendlich dazu, dass die besten Zeitmanagementpraktiken und Workflow-Verbesserungen unternehmensweit geteilt werden.“
3. Gewöhnen Sie sich an ein „Nein“.
Es kann sehr schwierig sein, Gelegenheiten und Aufträge abzulehnen, vor allem, wenn man versucht, alle um sich herum zu beeindrucken. Aber das ist ein schneller Weg zum Burnout. Die CEO von Growmotely, Sarah Hawley, weiß das nur zu gut. Sie erreichte einen Punkt des Burnouts, nachdem sie sich ständig abgemüht hatte, und nahm sich dann Zeit, ihre Bedürfnisse zu verstehen und sich zu erholen. Heute ist sie der festen Überzeugung, dass ein „Nein“ manchmal das beste Geschenk ist, das man sich selbst machen kann.
Hawley rät, sich über die eigene Rolle klar zu werden, über das, was man erreichen will, und darüber, was außerhalb der Arbeit wichtig ist, bevor man eine neue Aufgabe annimmt. „Es ist schwieriger, als wir denken, denn es erfordert, dass wir unsere Grenzen kennen, einhalten und kommunizieren“, sagt sie. Sie empfiehlt, um Aufschub zu bitten, bevor man eine Anfrage mit „Ja“ oder „Nein“ beantwortet.
Wundern Sie sich nicht, wenn auch Ihr Team diese Art von Selbstdisziplin zu imitieren beginnt. Es ist ein gutes Zeichen, wenn sie das tun. Es bedeutet, dass sie erkennen, wie vorteilhaft es sein kann, wenn sie aufhören, sich die zu viel aufzuladen und anfangen, Experten darin zu werden, ihre Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen.
Sie werden nie das Gefühl haben, zu viel Zeit zu haben. Das gehört einfach zum Menschsein dazu. Dennoch können Sie die Zeit, die Ihnen zur Verfügung steht, optimal nutzen, um zu leben, zu arbeiten und Ihr Team zu managen – auch wenn Sie aus der Ferne arbeiten.
Adaptiv übersetzter Artikel von Rhett Power, der am 27.2.22 in der Forbes veröffentlicht wurde https://www.forbes.com/sites/rhettpower/2022/02/27/3-strategies-to-improve-your-time-management-as-a-remote-leader/amp/
Rhett Power ist US-Business Coach des Jahres und CEO von Power Coaching and Consulting. Rhett spricht mit den Vordenkern von heute, Bestsellerautoren und Führungskräften aus der Wirtschaft, die bereit sind ihre Erfolgsgeheimnisse zu teilen. Nähere Infos zu Rhett Power finden Sie unter https://rhettpower.com/