Meetings – viele lieben sie, noch mehr hassen sie. Doch oft entstehen sie aus einer Notwendigkeit: Prozesse sind unklar, Verantwortlichkeiten verschwimmen, und jeder sucht Orientierung. Das kostet Zeit, Nerven und letztlich Geld. Doch es gibt eine Lösung: klare, strukturierte Prozessbeschreibungen.
Warum sind Prozessbeschreibungen so wichtig?
1️⃣ Weniger Abstimmungsaufwand
Wenn alle wissen, wer was zu tun hat, braucht es keine endlosen Diskussionen mehr. Die Kommunikation beschränkt sich auf das Wesentliche – den reinen Informationsfluss statt Klärungsrunden.
2️⃣ Stressreduktion durch klare Abläufe
Unklare Prozesse sorgen für Unsicherheit und damit für Stress. Klare Strukturen schaffen Sicherheit – sowohl für die Führungsebene als auch für die Mitarbeitenden. Jeder weiß, was zu tun ist, und kann sich auf die Umsetzung konzentrieren.
3️⃣ Standardisierung schafft Effizienz
Durch definierte Standards in allen Prozessschritten – inklusive der Ausnahmen – wird eine einheitliche Arbeitsweise sichergestellt. Das vermeidet Missverständnisse und verhindert, dass „jeder es anders macht“.
Doch Vorsicht: Nicht ins Mikromanagement abdriften!
Keine Namen in Prozessbeschreibungen! Der Fokus liegt auf Rollen, nicht auf Personen.
Prozesse nicht überperfektionieren! Sie sollen verständlich und praktikabel bleiben.
Visuelle Darstellung nutzen! Eine einfache, grafische Prozessabbildung ist effektiver als lange Textwüsten.
Das Fazit:
Meetings sind nicht per se schlecht, aber sie sollten nicht dazu dienen, grundlegende Abläufe immer wieder zu diskutieren. Wenn Prozesse klar beschrieben und einfach zugänglich sind, können Meetings wieder das sein, was sie sein sollten: ein Raum für Entscheidungen und Innovationen – nicht für unnötige Abstimmungen.
Wie sieht es in Ihren Unternehmen aus? Sind Ihre Prozesse so beschrieben, dass weniger Meetings notwendig sind? Ich freue mich auf den Austausch in den Kommentaren!