Der beste Weg, ein Meeting zu beginnen

Ob persönliche, virtuelle oder gemischte Besprechungen, sie haben oft etwas gemeinsam: einen späten, unorganisierten Beginn. Die Teilnehmer kommen zu unterschiedlichen Zeiten, und diejenigen, die pünktlich kommen, füllen die Lücke mit fadem Smalltalk. Die Bestsellerautorin Vanessa Van Edwards schlägt einen Ansatz vor, mit dem sich Meetings rechtzeitig und positiv beginnen lassen.

Van Edwards ist der Meinung, dass ein schlechter Start DER lähmende Aspekt von Meetings ist. Die Menschen wollen etwas erreichen, produktiv sein, und das Warten auf Nachzügler ist schmerzhaft. Das sinnlose Geplauder über das gestrige Spiel oder die Missgeschicke vom Wochenende hilft nicht weiter. Wenn die Sitzung beginnt, ist die Stimmung oft eher negativ als positiv.

Starten Sie pünktlich und positiv

Es ist unvermeidlich, dass einige Teilnehmer nicht ganz pünktlich erscheinen. Dies ist bei hybriden und virtuellen Meetings sogar noch wahrscheinlicher, da technische Schwierigkeiten in letzter Minute wie „keine Kamera gefunden“ oder ein unerwarteter Neustart die Teilnehmer aus der Ferne aufhalten können.

Van Edwards schlägt eine einfache Lösung vor: Beginnen Sie die Besprechung pünktlich und lassen Sie alle Anwesenden in den ersten drei Minuten der Besprechung etwas Positives erzählen. Sie selbst wendet diesen Ansatz an. „Mein Team weiß das. Sie kommen zur Besprechung und sind bereit, zu feiern und etwas Gutes zu sagen. Wenn jemand zu spät kommt, ist das nicht schlimm.

Diese positiven Notizen sind keine langatmigen Beschreibungen eines tollen Erlebnisses. Vielmehr sind sie kurz und bündig.

Van Edwards erklärt: „Derjenige, der zuerst anruft, beginnt mit etwas Gutem. Etwas Gutes macht also die Runde. Oh, ich lerne Mandarin“. Jemand sagt: ‚Oh, ich lege meinen Garten an‘. Jemand sagt: ‚Oh, meine Tochter hat gerade die fünfte Klasse abgeschlossen.'“

Ziel ist es, nur die ersten ca. drei Minuten auf diesen positiven Austausch zu verwenden. „Jeder bekommt einen kurzen Beitrag, und diese ersten drei Minuten werden durch etwas Positives strukturiert“, bemerkt Van Edwards.

Setzen Sie Erwartungen an die Pünktlichkeit

Um größere Verspätungen zu vermeiden und zu verhindern, dass einzelne Personen wichtige Diskussionen verpassen, muss man klare Erwartungen formulieren. Van Edwards schlägt vor, etwas zu sagen wie: „Wir fangen um 15:05 Uhr an. Wenn Sie auf die Toilette gehen oder einen Kaffee trinken müssen, tun Sie das in den ersten 5 Minuten. Wir beginnen um 15.05 Uhr, und Tim wird gleich zu Beginn mit seinem Tagesordnungspunkt beginnen.“

Dieser Ansatz für den Beginn einer Besprechung kommt den Teilnehmern entgegen, die sich ein wenig verspäten, vermeidet aber das, was Van Edwards als „den schrecklichen Anfang“ bezeichnet. Es schafft eine positive Atmosphäre und stellt sicher, dass eine sinnvolle Diskussion sofort beginnt.

Ein paar weitere Tipps für produktive Meetings

Van Edwards‘ Ansatz des positiven Austauschs funktioniert am besten bei regelmäßigen Meetings mit meist denselben Teilnehmern. Manche Meetings wiederholen sich nicht oder haben eine wechselnde Besetzung. Hier sind noch ein paar weitere Tipps, die dazu beitragen können, dass jede Besprechung bessere Ergebnisse bringt.

• Legen Sie klare Ziele für die Besprechung fest. Vor jeder Besprechung ist es wichtig, dass Sie genau wissen, was Sie erreichen wollen. So können sich alle Beteiligten besser konzentrieren. Teilen Sie die Ziele allen Teilnehmern im Voraus mit.
• Erstellen Sie eine Tagesordnung und versenden Sie diese im Voraus. Eine Tagesordnung hilft, die Sitzungen zu organisieren und auf Kurs zu halten. Sie sollte eine Liste der zu besprechenden Themen enthalten und ggf. angeben, wie viel Zeit für die einzelnen Themen vorgesehen ist. Schicken Sie die Tagesordnung mindestens einen Tag im Voraus an alle Teilnehmer, damit diese vorbereitet anreisen können.
• Beginnen und beenden Sie die Sitzung pünktlich. Wir haben bereits darüber gesprochen, wie man am besten beginnt, aber es ist auch ärgerlich für die Teilnehmer, wenn eine Besprechung länger dauert als geplant. Seien Sie pünktlich und halten Sie sich an den Zeitplan für den Beginn, die Themen und das Ende. Achten Sie auf die Uhr, um sicherzugehen, dass die Punkte, die sich dem Ende nähern, sauber abgearbeitet werden.
• Beziehen Sie alle Teilnehmer ein. Ein Meeting ist ein Gespräch. Jeder sollte einen Beitrag leisten können. Bitten Sie alle Teilnehmer um Beiträge und Feedback. Dies ist besonders wichtig für virtuelle Teilnehmer, die übersehen werden können oder denen es schwer fällt, zu unterbrechen.
• Bleiben Sie bei der Besprechung konzentriert. Besprechungen können leicht durch Tangenten oder unzusammenhängende Themen abgelenkt werden. Halten Sie sich an die Tagesordnung und den Zeitplan der Besprechung. Wenn jemand beginnt, vom Thema abzuschweifen, erinnern Sie ihn höflich daran, dass sein Anliegen zu einem anderen Zeitpunkt besprochen werden kann.
• Nachbereitung. Nach der Besprechung ist es wichtig, die während der Besprechung getroffenen Maßnahmen oder Entscheidungen weiterzuverfolgen. Versenden Sie eine Zusammenfassung der Besprechung und klären Sie alle Aufgaben, Aufträge und Fristen.

Adaptiv übersetzter Artikel von Roger Dooley, der am 26.12.22 in der Forbes veröffentlicht wurde.

Roger schreibt über wissenschaftlich fundierte Geschäftsstrategien. Eine Gemeinsamkeit zwischen Kundenerfahrung und Unternehmenskultur besteht darin, dass es in beiden Fällen um Menschen geht. In seinen Büchern Friction (McGraw Hill, Mai 2019) und Brainfluence (Wiley) werden wichtige verhaltenswissenschaftliche Erkenntnisse in praktische Geschäftsempfehlungen umgesetzt. Das gilt auch für seinen Blog Neuromarketing und seinen Podcast Brainfluence. Ihm geht es um praktische Anwendungen, nicht um Theorie. Derzeit konzentriert er sich auf das Schreiben, Sprechen und Unterrichten. Zuvor war er Mitbegründer von College Confidential, einem digitalen Unternehmen für Studenten, das vom britischen Unternehmen DMGT übernommen wurde. Er war jahrelang im Direktmarketing als Mitbegründerin eines erfolgreichen Katalogunternehmens tätig und leitete davor die Unternehmensplanung eines Fortune-1000-Unternehmens. Mehr über ihn und seine Vorträge erfahren Sie unter RogerDooley.com. Folgen Sie ihm auf Twitter unter @rogerdooley.