Wissen Sie, was Ihr Unternehmen weiß?

Wissensmanagement ist zu einem wettbewerbsentscheidenden Faktor geworden. Viele Hebel zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit sind bereits ausgeschöpft: Prozessoptimierung, Rationalisierung oder die Verlagerung von Produktion in Niedriglohnländer – all das hat in vielen Unternehmen schon stattgefunden.

Professionalisiertes Wissensmanagement rückt als immaterieller Erfolgsfaktor mehr und mehr in den Vordergrund und begleitet den Wandel hin zum wissensbasierten Unternehmen. Marktforschung als Wissensfunktion ist in Unternehmen häufig ein „natürlicher“ Startpunkt für professionelles Wissensmanagement. Hier laufen viele Fäden zusammen.

Prüfen Sie den Wissensmanagement-Status Ihres Unternehmens – und fordern Sie gerne Ihre Checkliste ab oder kontaktieren Sie mich unter +49 (0) 152 0944 9368 oder b.waibel-flanz@braintrust-group.de

1. Die Basis: Wissen erfassen – systematisch und strukturiert

„Frau X ist weg, wen soll ich denn nun fragen??“

Alles beginnt damit, dass Wissen erfasst wird. Ohne systematisches Erfassen ist Wissensaufbau zu personenabhängig, nicht nachhaltig und ineffizient. Berichte in Schubladen gehören der Vergangenheit an, dafür lagern sie oft auf Desktop-Festplatten, Laptops, Abteilungsservern oder auf der „Festplatte“ zwischen den Ohren des Mitarbeiters.

„Darüber wissen wir nichts, oder?“

Häufig bleibt Wissensmanagement auf einer geradezu rudimentären Stelle stecken: Reports sind nicht allen (relevanten) Gruppen und Personen zugänglich, sind nicht strukturell sinnvoll erfasst, Inhalte / Ergebnisse sind nicht transparent. Und die Erfassung von Wissen geht oft nicht über die Studienergebnisse hinaus. Marketingbriefing, Angebote, Stimuli, Fragebögen, Projektfeedback – alle Dokumente innerhalb eines Projektes sollten ebenfalls erfasst werden. Was wurde eigentlich aus den Ergebnissen? Wie sind die Ergebnisse des Regaltests in die neuen Platzierungsvorgaben eingeflossen, die später dem Board präsentiert wurden? Das Marktforschungsprojekt ist vielleicht abgeschlossen, das Unternehmensprojekt aber nicht.

„Da hat jeder hier seine eigene Methode“

Neben der bloßen Erfassung schafft auch Standardisierung Effizienz. Räder werden immer neu erfunden, individuelle Formate schaffen unnötige Komplexität und sind Zeitfresser.

2. Wissen teilen – dorthin weitergeben, wo es gebraucht wird

„Das ist mir aber ganz anders kommuniziert worden“

Je nach Größe des Unternehmens braucht es für die Erfassung die passende IT-Lösung. Für einen Kleinbetrieb mag ein professionelles Dokumentenmanagement ausreichend sein. Je größer und komplexer die Unternehmensstruktur, vielleicht sogar mit internationaler Komponente, desto mehr machen IT-Systeme mit interaktiven Features Sinn.

So kann die Dokumentenerfassung ergänzt werden um Projektsteuerungselemente: Stakeholder sind eingebunden und können z.B. Projektfreigaben auf Basis aller erforderlichen Dokumente auf dem letztgültigen Stand vornehmen. Und es herrscht das Prinzip der „one click transmission“ – alle haben zeitgleich den identischen Wissensstand. Individuelle und politische Einfärbungen von Ergebnissen werden vermieden.

„Irgendeiner weiß immer Bescheid“

Aus dem Privaten bekannte Features wie Ratgeber-Communities, Chat-Rooms, Experten mit „Sternchen“-Wertung können auch im Wissensmanagement zum interaktiven Teilen von Wissen zum Einsatz kommen. Virtuelle Teams, Centers of Expertise sind hier die Äquivalente im beruflichen Bereich.

3. Wissen erzeugen: Weg vom internen Inselwissen

Wissensmanagement der nächsthöheren Ebene ist das Erzeugen von Wissen. Unter dem Begriff Knowledge Harvesting wird das Wissen zusammengefasst, das aus der Verknüpfung, Re-Analyse, Auswertung von Primärreporten entsteht.

Zwei Grundtypen sind hier zu unterscheiden:

• Wissen innerhalb der eigenen Funktion: Meta-Analysen aus heterogenen Quellen, Re-Analysen aus gleichartigen Quellen (was wurde zu einem bestimmten Sachverhalt in den verschiedenen Reports gesagt), die Erstellung von (komplexeren) Dashboards, Learning Docs.
• Das interdisziplinär erzeugte Wissen: Hierfür sind durchaus aufwändige Tools im Einsatz. Beispiele hierfür sind Knowledge Labs im Rahmen von Innovationsprozessen oder Key Belief Panels zur Verifizierung oder Falsifizierung von bestehenden Glaubenssätzen im Unternehmen. Beispiel: Die Distribution muss in 6 Monaten aufgebaut sein, sonst ist die Einführung ein Flop.

4.  Erfolgreiches Wissensmanagement ist individuelle Haltung und spiegelt die Unternehmenskultur wieder

„Ich mach mich nicht überflüssig“

Schon mit kleinen Veränderungen kann man etwas bewegen. Das volle Potential wird aber erst entfaltet, wenn Wissensmanagement als strategische Aufgabe im Unternehmen verankert ist. Wissensmanagement ist vor allem eine individuelle Haltungsfrage und spiegelt sich in der Unternehmenskultur wieder. Besteht die Bereitschaft zum Teilen von Wissen, wird dies hierarchieübergreifend sichtbar?

„Dafür habe ich aber keine Zeit“

Und auch: Wird dem Wissensmanagement in den Arbeitsabläufen Zeit und Bedeutung eingeräumt? Wird es als wichtiger Hebel zur Steigerung der Wertschöpfung begriffen?

5. Die Etablierung eines professionalisierten Wissensmanagements ist ein Change Management Prozess

Und so muss es auch im Unternehmen etabliert werden. Das (vordergründige) Killerargument in Bezug auf Wissensmanagement ist die knappe Zeit. Oft steckt dahinter aber die fehlende Bereitschaft zum Teilen von Wissen. Nicht wenige ambitionierte Projekte mit teuer eingekauften IT- Tools sind gescheitert.Genutzt wird letztlich nur die Ablagefunktion, um Wissen zu erfassen. Alle anderen Features bleiben hinter ihren Nutzenpotentialen zurück. Insofern ist es sehr sinnvoll, professionalisiertes Wissensmanagement auch immer als Organisationsentwicklungsprojekt zu sehen und ggf auch als solches begleiten zu lassen.

6. Zuerst die Investition, dann die Ernte

Wissensmanagement ist im ersten Schritt immer eine Investition. Nach erfolgreicher Implementierung ernten Mitarbeiter aber die Früchte:

• die Suchabfrage liefert passgenau Ergebnisse
• vorangegangene Projekte sind in ihren Ergebnissen nachvollziehbar
• Zusammenfassungen ersparen das zeitaufwändige Eintauchen in Einzelprojekte
• ich finde Ansprechpartner, die stolz darauf sind, als Experte in ihrem Gebiet zu gelten
• die Marktforscher steigern ihre interne Bedeutung und sind aktiver Teil der Wertschöpfungskette
• bereits ausgegebene Euro für Primärstudien zahlen sich nachhaltig durch „second use“ aus, ein erhöhter Return on Investment
• Innovationen fußen auf holistischer Marktkenntnis
• Die Wettbewerbsfähigkeit wird gestärkt

Sprechen Sie mich an, wenn Sie die ungenutzten Potentiale identifizieren wollen. Ich erarbeite zusammen mit Ihnen die Möglichkeiten zur Professionalisierung Ihres internen Wissenmanagement und begleite Sie als erfahrene Marktforscherin und Organsationsentwicklerin bei der Konzeption und Implementierung. Klicken Sie hier: Beate Waibel-Flanz

Interessante Lektüre zum Thema:

• https://www.braintrust-group.de/vertrieb/key-account-management-kundenwissen-vs-abteilungsdenke/
• www.community-of-knowledge.de
• www.gurteen.com
• Robert H. Buckmann: Building a knowledge-driven organization
• Peter F. Drucker: Was ist Management: Das Beste aus 50 Jahren