Im Zeitalter von Covid-19 arbeiten viele von uns nicht mehr zusammen in denselben Räumen – trotzdem müssen wir immer noch gemeinsam Ideen entwickeln. Glücklicherweise gibt es selbst beim Remote Brainstorming mehrere Ansätze, die Ihnen helfen können, komplexe Probleme effektiv zu lösen.
Streben Sie eine große Reichweite an
Wenn Sie mit anderen zusammenarbeiten, um neue Lösungen für ein bestimmtes Problem zu finden, sollten Sie auch das in den Köpfen gesammelte Wissen der am Prozess beteiligten Personen nutzen . Die Beschreibung des Problems dient dabei als Anhaltspunkt, um in die Gedankenwelten der Beteiligten zu gelangen und ähnliche Informationen abzurufen.
Es ist grundsätzlich wichtig zu bestimmen, wer an einem Brainstorming beteiligt sein sollte. Vor der Pandemie war es in vielen Organisationen aufgrund ihrer unterschiedlichen Zeitpläne und/oder Standorte oft schwierig, eine breite Gruppe an Menschen zusammenzubringen. Da es sich in der Regel jedoch um persönliche Treffen handelte, haben wir nicht viel mit Menschen zu tun gehabt, die bei der Ideenfindung nicht physisch anwesend sein konnten. Und wir wussten, dass hybride Treffen, bei denen einige Personen anwesend und andere online sind, im Allgemeinen eine grausige Erfahrung für diejenigen waren, die aus der Ferne teilgenommen haben.
Der Vorteil der Home Office-Situation
Ein Vorteil der Arbeit im Home Office besteht darin, dass es nun einfacher ist, einen größeren Teilnehmerkreis einzubeziehen. Allerdings muss man dies sorgfältig genug tun. Beginnen Sie nicht mit einer Liste von Personen, die Sie in Ihre Brainstorming-Sitzung einbeziehen möchten. Identifizieren Sie stattdessen die Rollen und Fachkenntnisse, die Sie brauchen, und finden Sie dann Personen, die auf diese Beschreibung passen. Bitten Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen um Empfehlungen von Personen, die Sie vielleicht nicht kennen und die über einschlägige Fachkenntnisse verfügen. Das wird Ihnen helfen, sicherzustellen, dass die Gruppe, die Sie zusammenbringen, vielfältiger ist und eine Reihe unterschiedlicher Hintergründe und Perspektiven für die Problemlösungsaufgabe mitbringt.
Nutzen Sie die Schwierigkeiten der gemeinsamen Terminfindung
Wenn Menschen im Home Office arbeiten, kann es schwierig sein, alle gleichzeitig zu Besprechungen zusammenzubringen, insbesondere wenn die Mitarbeiter über verschiedene Zeitzonen verteilt sind. Für das Brainstorming kann dies jedoch ein Gewinn sein. Denn man braucht die Gruppe eigentlich nicht, um gemeinsam die besten Ideen zu entwickeln.
Die Theorie des group thinking zeigt, dass während der Ideengenerierung die einzelnen Persönlichkeiten unterschiedlich über ein Problem nachdenken, wenn sie alleine arbeiten. Wenn Sie jedoch die Gruppe zur Ideengenerierung zusammenbringen, neigen sie dazu, ähnlich zu denken und sich auf eine gemeinsame Lösung zu einigen.
Beginnen Sie also Ihren Brainstorming-Prozess, indem Sie jede Person potenzielle Lösungen allein generieren lassen, oder lassen Sie sie vielleicht auch in Kleingruppen arbeiten, um über Lösungsmöglichkeiten nachzudenken. Was Sie vermeiden sollten, ist, dass die gesamte Gruppe anfängt, sich gegenseitig mit Ideen zu überschütten – was in einer Home Office-Situation ohnehin nicht ideal ist. Stellen Sie sicher, dass alle erst einmal die Chance hatten, sich einzubringen und an dem Problem zu arbeiten. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, dass kleine Gruppen ihre Ideen in einem Dokument festhalten. Eine zweite Möglichkeit besteht darin, dass die Gruppenmitglieder ihre ersten Gedanken an Sie schicken und sie zusammenstellen, bevor jemand damit beginnt, sie zu diskutieren.
Sammeln Sie nach dieser ersten Phase die erarbeiteten Lösungen und schicken Sie sie an die Gruppe, um darauf aufzubauen. Erstellen Sie ein gemeinsames Dokument mit den vorläufigen Ideen, das jeder bearbeiten kann, und laden Sie die Leute ein, die ersten Vorschläge weiterzuentwickeln. Wenn Sie sich die Sammlung der eingegangenen Ideen durchlesen, werden Sie vielleicht auch feststellen, dass einige der Vorschläge von einem Experten profitieren würden, der noch nicht Teil der Gruppe ist. Eine großartige Möglichkeit, diesen Prozess über einen längeren Zeitraum laufen zu lassen, besteht darin, dass Sie dadurch die Möglichkeit erhalten, neue Persönlichkeiten zu engagieren, die wertvolle Perspektiven für das Problem einbringen können. Im weiteren Verlauf des Prozesses können Sie dann die gesamte Gruppe zusammenbringen, um die vielversprechendsten Ideen zu diskutieren und einen Konsens über eine kleine Anzahl von Optionen zu erzielen, die weiter geprüft werden sollen.
Werden Sie dann konkret
Es gibt viele Untersuchungen, die zeigen, dass man umso abstrakter über das Problem nachdenkt, je weiter man davon in Zeit, Raum oder sozialem Umfeld entfernt ist. Das nennt man Theorie auf konstruktiver Ebene. In einer Home Office-Umgebung bedeutet dies, dass man oft physisch weit vom Ort der Probleme entfernt ist, die man zu lösen versucht, und deshalb abstrakter darüber nachdenkt.
Am Anfang kann diese Abstraktion ein Vorteil sein. Wenn Sie mit einer allgemeinen Darstellung eines Problems beginnen, erhöhen Sie die Chancen, dass Sie an etwas erinnert werden, das aus einem anderen Bereich Ihres Fachgebiets stammt. Mit anderen Worten: Abstraktion kann Ihnen helfen, gute Analogien zu finden, die Ihnen Einblicke verschaffen.
Das Risiko ist jedoch, dass Sie zu wolkig bleiben und keine konkreten Lösungen finden. Zudem fällt es Menschen schwer, auf allgemeine Ideen zu reagieren und auf ihnen aufzubauen.
Ein praktisches Beispiel zum Brainstorming
An der University of Texas in Austin durchläuft Prof. Markman gerade diesen Prozess für die Planung des Herbstsemesters während der Covid-19-Pandemie. Er leitet die Arbeitsgruppe, die die akademischen Angebote plant. In den vergangenen Wochen haben sie ein spezifisches Szenario nicht nur für die Mischung von Klassen erstellt, die sich persönlich und online treffen würden, sondern auch für andere Faktoren wie die maximale Belegung der Seminar-Räume und die Verwendung von Stoffmasken durch Studenten, Mitarbeiter und Dozenten.
Jede Woche kommentieren mehr als 250 Personen das Szenario und weisen auf mögliche Probleme hin. Nicht überraschend bedeutet dies, dass sich das Szenario erheblich ändert. Da es sich um ein spezifisches Szenario handelt, bringt es die Menschen dazu, über Themen nachzudenken, die vielleicht nicht zur Sprache gekommen wären, wenn die Diskussion abstrakt geblieben wäre. Zum Beispiel musste man sich damit herumschlagen, Plätze für Studenten auf dem Campus zu finden, die eine persönliche Vorlesung haben, gefolgt von einer online stattfindenden. Wo werden diese Studenten sitzen, um an der Online-Vorlesung teilzunehmen? Es ist nicht klar, dass dieses Problem aufgetaucht wäre, wenn man sich die Lösung nicht im Detail vorgestellt hätte.
Prozess des iterativen Entwurfs
Dieser Prozess des iterativen Entwurfs erfordert, dass jeder bereit ist, die Elemente dieses Entwurfs von Anfang an als vorläufig zu behandeln. Wenn Schlüsselpersonen anfangen, frühe Entscheidungen zu verteidigen, dann ziehen sich die Gruppenmitglieder zurück. Aber wenn die Leute sehen, dass sich das spezifische Szenario von einer Version zur nächsten ändert, dann bleiben sie entschlossen, es zu verbessern.
Angesichts der großen Unsicherheit, mit der jede Organisation konfrontiert ist, wird es in den kommenden Monaten und Jahren keinen Mangel an schwierigen Problemen geben, die es zu lösen gilt. Es ist also wichtig, das Brainstorming richtig zu gestalten, unabhängig davon, ob man online oder gemeinsam im selben Raum ist. Die Lektionen, die wir alle aus dem Brainstorming in der virtuellen Umgebung lernen können, werden uns sehr wahrscheinlich gut helfen, wenn wir uns wieder von Angesicht zu Angesicht treffen.
Adaptive Übersetzung eines Artikels von Prof. Art Markman, veröffentlicht im Harvard Business Manager vom 20.7.2020. Den Original-Text finden Sie unter https://hbr.org/2020/07/how-to-brainstorm-remotely
Art Markman, PhD, ist Professor für Psychologie und Marketing an der University of Texas in Austin und Gründungsdirektor des Programms in den menschlichen Dimensionen von Organisationen. Er hat über 150 wissenschaftliche Arbeiten zu Themen wie Argumentation, Entscheidungsfindung und Motivation verfasst. Sein neues Buch ist Bring Your Brain to Work: Using Cognitive Science to Get a Job, Do it Well, and Advance Your Career (HBR Press).
Ein Teilnehmer an unseren VL-Telco-Zirkeln zu Field Managementthemen hat vor kurzem sehr gute Erfahrungen mit der Software „Jamboard“ (eine App für den Internet Browser Google Chrome) gesammelt: „In unserem Workshop war es erstaunlich, wie schnell wir in verschiedenen Gruppen von jeweils 10 bis 12 Personen verschiedene Themen bearbeitet haben. Die Aufgabenstellung für jede Gruppe war ein Brainstorming zu vier vorgegebenen Themen und anschließende Diskussion der Ideen. Im Nachgang habe ich aus meinem Verkaufsteam viel positives Feedback erhalten, was in Bezug auf digitale Anwendungen eher selten ist“. … Welche Erfahrungen haben Sie denn im Vertrieb mit digitalen Tools gesammelt?