Im Rahmen unseres Expertenzirkels zur KAM-Excellence am vergangenen Dienstag wurde u.a. der interne Kommunikationsfluss als einer der aktuellen Painpoints im Daily Business identifiziert. Besonders herausfordernd für Key Account Manager ist die gleichzeitige Nutzung zahlreicher Kommunikationskanäle durch Kollegen wie Teams-Chats, E-Mails, Sprachnachrichten oder SMS. Hinzu kommen weitere Tools wie WhatsApp, Slack, Asana, SharePoint, Projektmanagement-Plattformen (z. B. Trello), CRM-Systeme, Intranets und Social-Collaboration-Plattformen (z. B. Yammer) sowie Telefonate und Videokonferenzen mit integrierten Chat-Funktionen.
Für Key Account Manager bedeutet dies einen erheblichen Zeit-Aufwand, um Informationen aus diesen verschiedenen Kanälen zusammenzuführen, den Überblick zu behalten und doppelte Arbeitsschritte zu vermeiden. Um dieses Problem zu adressieren und die Effizienz zu steigern, können die folgenden Maßnahmen hilfreich sein:
1. Klare Kanal-Strategie definieren
Um die Vielfalt der genutzten Kanäle zu reduzieren, sollte eine klare Strategie entwickelt werden, welcher Kanal für welchen Zweck verwendet wird. Beispielsweise könnten Teams-Chats für schnelle Absprachen, E-Mails für formelle Kommunikation und CRM-Systeme für kundenspezifische Informationen festgelegt werden. Ein verbindlicher „Kanal-Guide“ hilft dabei, diese Regeln zu etablieren und zu kommunizieren.
2. Zentralisierung der Kommunikation
Die Einführung eines zentralen Tools wie Microsoft Teams, Slack oder Asana kann helfen, die Kommunikation an einem Ort zu bündeln. Durch die Integration von E-Mails und anderen Kanälen in diese Plattform wird ein einheitlicher Überblick geschaffen.
3. Schulung und Sensibilisierung
Mitarbeiterschulungen zur effizienten Nutzung der bevorzugten Tools und Kanäle tragen zur Akzeptanz bei und fördern einheitliche Arbeitsweisen. Gleichzeitig sollte das Bewusstsein für die Bedeutung eines standardisierten Kommunikationsflusses geschärft werden.
4. Automatisierung und KI-Lösungen
Moderne KI-gestützte Tools bieten die Möglichkeit, Informationen aus verschiedenen Kanälen automatisch zusammenzuführen und in Dashboards übersichtlich darzustellen. Darüber hinaus könnten Chatbots oder digitale Assistenten eingeführt werden, die Anfragen priorisieren und bündeln.
5. Kommunikationsregeln etablieren
Durch die Einführung klarer Kommunikationsregeln lässt sich die Priorisierung von Nachrichten besser steuern. Beispielsweise können dringende Themen in Chats und weniger dringende per E-Mail kommuniziert werden. Klare Zuständigkeiten helfen, redundante Kommunikation zu vermeiden.
6. Feedbackschleifen einrichten
Ein regelmäßiges Einholen von Feedback zu den genutzten Kanälen und Prozessen stellt sicher, dass die Maßnahmen bedarfsgerecht angepasst werden können. So können bestehende Hürden frühzeitig erkannt und beseitigt werden.
7. Einführung von Templates und Standards
Standardisierte Vorlagen und Informationsfelder erleichtern den Informationsaustausch zwischen verschiedenen Tools und Kanälen. Einheitliche Prozesse sorgen für eine konsistente und zeitsparende Bearbeitung.
Fazit:
Ein klar strukturierter Kommunikationsfluss ist essenziell, um den Aufwand für Key Account Manager zu minimieren und die Effizienz in der Zusammenarbeit zu steigern. Durch die Kombination aus Standardisierung, technologischen Lösungen und einer klaren Kommunikation der Regeln können Unternehmen nicht nur den internen Aufwand reduzieren, sondern auch die Zufriedenheit und Produktivität ihrer Mitarbeiter fördern.
„Welche Erfahrungen haben Sie mit der Vielzahl an Kommunikationskanälen gemacht? Teilen Sie doch Ihre besten Tipps und Tools zur Optimierung des internen Kommunikationsflusses in den Kommentaren – wir freuen uns auf Ihre Anregungen!“